organizacija dogodkov

Organizacija dogodkov je za strokovnjake mala malica

Priznajte, da je lahko že organizacija poletnega piknika ali vrtne zabave ob rojstnem dnevu zelo naporen dogodek – potrebno je premisliti, kaj boste ponudili gostom, kako boste okrasili prostor, boste imeli glasbo ali ne, kje bodo gostje sedeli, koga sploh povabiti, kaj boste oblekli itd. Ja, organizacija dogodkov je lahko kar stresna, že če organizirate zgolj manjši piknik, kaj šele, če načrtujete velik javen dogodek, kamor nameravate povabiti znane ljudi. Gotovo želite, da je tak dogodek vrhunsko izpeljan, saj si nikakor ne želite naslednji dan v rumenih medijih prebrati, da ste organizirali najslabši dogodek leta, kjer je šlo prav vse narobe. Da bo vse teklo tako kot mora in da bodo vsi zadovoljni, je najbolje, da organizacijo dogodkov prepustite strokovnjakom, ki imajo že vrsto let izkušenj s tovrstnimi zadevami in tako točno vedo, kako se lotiti zadeve.

Organizacija dogodkov doma

Gotovo ste že kdaj bili povabljeni na vrtno zabavo k sosedom ali prijateljem, znancem. Če ste v vlogi gosta se takšnih druženj verjetno prav veselite, saj vam ni potrebno kaj dosti storiti, največ kar boste morali dati od sebe je, da greste po manjše darilo v trgovino, ki ga boste dali gostiteljem in se nato na zabavi prepustiti uživanju, klepetanju, plesanju itd. Vloga gostitelja pa je veliko bolj naporna in stresna.

Krsti, birme, obhajila, poroke, rojstni dnevi, obletnice … Vse to so dogodki, ki jih nekateri ljudje želijo obeležiti doma, na svojem vrtu, kar pomeni, da morajo sami okrasiti prostor, povabiti ljudi, pripraviti hrano, nanositi klopi in mize za goste, pokositi travo in plevel v okolici, skratka dela ne zmanjka. Zaradi obilice dela in stresa se največkrat zgodi, da se tekom priprav skregate z družino, saj bi vsi nekaj naredili po svoje, na sami zabavi ste utrujeni in vam sploh ni do veselja, na koncu pa ugotovite, da ste nekaj pozabili in zato zabava sploh ni tako popolna, kot ste si zamislili. Organizacija dogodkov, četudi tako majhnih, je lahko zelo preprosta, če jo prepustite profesionalcem, vi pa zgolj uživate na dan zabave in poberete vse pohvale za odlično izvedbo.

Organizacija dogodkov večjega formata

Takšni majhni domači dogodki so kaplja v morje na pram velikim javnim dogodkom, ki jih obišče na stotine ljudi, med njimi malo morje znanih obrazov, ki imajo velik vpliv v medijih in tako lahko o vas razširijo izredno pozitiven ali pa negativen glas.
Morda ste končno izdelali nov produkt svoje blagovne znamke, ali pa nameravate šele odpreti svoje podjetje. Mogoče vaše podjetje praznuje okroglo obletnico delovanja in nameravate to obeležiti javnosti ali pa želite zgolj prirediti slavnostno prireditev za svoje zaposlene. Ne pozabite niti na svoje poslovne partnerje, na katere se je vredno spomniti vsaj ob koncu leta in njim v čast prirediti zabavo, da boste še naprej dobro sodelovali. Tudi razne konference, simpoziji in podobna strokovna izobraževanja je potrebno do potankosti načrtovati, če želite, da bodo uspešni.

Takšna organizacija dogodkov bi vam vzela kar veliko časa in napora. Hvala bogu pa obstajajo podjetja, ki se ukvarjajo prav z organizacijo dogodkov. Ker je to njihova dejavnost, imajo zaposlene zgolj ljudi, ki točno vedo, kako mora potekati organizacija dogodkov za javnost. Zaupajte jim svoje ideje, povejte, za kakšen dogodek pravzaprav gre in z veseljem vam bodo pomagali pri sami izvedbi, prav tako pa vam bodo dali kar nekaj koristnih nasvetov, da bo vaš dogodek še popolnejši.

Kako poteka sama organizacija dogodkov

Najprej morate stopiti v kontakt z enim od podjetij, ki se s to dejavnostjo ukvarja. Dalje se z njimi pogovorite o svojih željah, ciljih, namenu dogodka itd. in skupaj oblikujete načrt za izvedbo. Ko imate jasno izdelan načrt in točno veste, kako naj bi dogodek izgledal, je čas za akcijo (seveda ne za vas, temveč za strokovnjake). Podjetje bo poskrbelo za prav vse – pozornost bodo posvetili oglaševanju, saj mora širša javnost nekako izvedeti za vaš načrtovan dogodek, potrebno je izbrati lokacijo, izbrati primerno dekoracijo (želite bolj minimalistično ali bogato okrašen prostor), s ponudniki prehrane se je potrebno dogovoriti za hrano (nameravate goste posedeti in jim ponuditi porcijske krožnike, boste imeli samopostrežni bar, bo šlo za bolj konkretno hrano ali zgolj za prigrizke itd.), pozabiti se ne sme niti za zabavni ali kulturni program, ki bo spremljal dogodek. Morda je potrebno oblikovati in razposlati vabila posameznim gostom. Organizacija dogodkov pri ponudnikih te storitve je torej celostna, zato vi ne rabite skrbeti za prav nič. Seveda ste stalno v kontaktu z njimi in sproti pilite samo izvedbo, kaj več pa vam ni potrebno storiti.

Organizacija dogodkov je za večino ljudi kar naporna naloga, da ne rečem nadloga. Mnogi se tovrstnemu delu najraje izognejo, saj jim povzroča preveč stresa in skrbi. Že manjši piknike in vrtne zabave vzamejo kar nekaj časa, da jih zorganizirate tako, da bodo vsi zadovolji, še veliko več dela pa je pri organizaciji velikih javnih dogodkov. Vsem skrbem in naporom se lahko elegantno izognete tako, da organizacijo dogodkov prepustite strokovnjakom na tem področju, vi pa zgolj uživate v svoji zabavi in se prepustite pohvalam za odličen dogodek.

Članki iz iste kategorije: